Usability, gebruiksvriendelijkheid van een website, is inmiddels een al aardig ingeburgerde term in organisaties en bedrijven. Die hebben inmiddels wel door dat hun website goed in elkaar moet zitten zodat ze geen bezoekers verliezen aan ergernissen en foutjes. Het intranet is dikwijls een ondergeschoven kindje. Ergens begrijpelijk, want het binnenhalen (en vasthouden) van projecten en klanten en het halen van deadlines is belangrijk.

Maar nu steeds meer organisaties zich op het nieuwe werken beginnen te richten en de term kennismanagement vaker begint te vallen, is het belangrijk voor bedrijven en organisaties zich te realiseren dat ze met hun intranet daarvoor een sterke tool in huis hebben. Toegegeven, er zal her en der wat gesleuteld moeten worden om van een intranet een goed middel voor kennismanagement te maken. Maar: de trend is daar en de tijd is er rijp voor. Zeker als je bedenkt dat er veel intranetten zijn die al vijf jaar of langer geen opfrisbeurt hebben gehad.
Met enkele tips en trucs (of in consultant-jargon: best practises) kunt u ervoor zorgen dat een nieuwe versie van uw intranet een succes wordt en een handige tool voor werknemers en werkgevers voor kennismanagement.

Wat is kennismanagement en waarom is het belangrijk?
Wellicht bent u nog niet zo bekend met de term kennismanagement, of heeft u een te vaag beeld bij de term. Eigenlijk is het geen lastig begrip: kennismanagement draait om de kennis die een persoon heeft en deze toegankelijk willen maken. Denk aan die ene collega die veel ervaring heeft met zaken doen in Azië. Of veel kennis heeft van bepaalde software.
Nu is die ene collega in een bedrijf van 25 man snel gevonden. Maar in een bedrijf van 100 man of meer? Daar zullen veel mensen verbaasd zijn als ze horen dat iemand kennis heeft van bijv. WordPress: “Goh, ben jij goed met WordPress? Hadden we dat maar eerder geweten joh, dan hadden we geen extern persoon hoeven inhuren en was het project niet uitgelopen!”
Het is daarom belangrijk in kaart te brengen wat voor kennis iemand in huis heeft. Daarmee eindigt het niet, het moet ook toegankelijk gemaakt worden. Als Azië-kenner, expert in een bepaalde programmeertaal wil je gevonden worden als jouw werkgever voor een bepaald project bepaalde vaardigheden en kennis zoekt.
En daar komt het intranet bij kijken!

Het intranet: waarom gaat het bij zoveel bedrijven fout?
Tja, het intranet. Ik weet niet of u het vaak gebruikt? Eerlijk antwoorden. Laat me raden: als u het intranet gebruikt, is het vooral het smoelenboek cq. interne telefoongids cq. de who is who van het bedrijf? Heb ik het goed?

Zoals ik al eerder zei is het intranet bij veel bedrijven en organisaties een ondergeschoven kindje. Er wordt meestal niet veel budget aan besteedt en regelmatig updaten van de content/structuur/layout is er ook niet bij. Helemaal niet gek, maar speelt wel mee waarom bij veel bedrijven intranet geen succes is.
Veel gemaakte fouten:

• Teveel communicatie verloopt al via het beeldscherm: Er verloopt al zoveel communicatie via het beeldscherm dat men het niet óók nog eens voor intranet wil gebruiken. Men wil alleen achter een beeldscherm zitten als de communicatie daardoor effectiever en makkelijker loopt. Een grote groep mensen moet nog wennen aan de hoeveelheid tekst die ze tegenwoordig moeten verwerken. E-mail is de belangrijkste reden dat veel communicatie via het beeldscherm verloopt. Het is een pushmedium (men krijgt gepaste en relevante informatie voorgeschoteld) terwijl intranet een pullmedium is (men moet zelf op zoek naar de informatie die nodig is).
• De potentiële gebruiker is te weinig betrokken bij het optimaliseren van het intranet.
• Intranetapplicaties zijn niet functioneel genoeg.. In de ideale situatie zijn intranetapplicaties taakvolbrengend, gebruiksvriendelijk en functioneel. De realiteit is echter dat door randvoorwaarden en beperkingen een applicatie niet optimaal gebruikt kan worden, het is omslachtig en moeilijk om de taak te volbrengen of de applicatie werkt zelfs helemaal niet goed. Dit kan opgelost worden door mensen te betrekken (en centraal te stellen!) in een functionaliteitenonderzoek.
• De verandering in communicatie wordt als negatief ervaren.
• Het bijhouden van het intranet is slecht geregeld. Er is geen team dat de content voor het intranet onderhoudt en aanvult. Let wel dat de intranetredactie geen teksten schrijft voor anderen, geen programmeerwerk doet, geen mailtjes doorstuurt of beantwoordt naar aanleiding van content op intranet, niet verantwoordelijk is voor design en vormgeving en geen servers of dergelijke beheert.

Wat moet er op een intranet staan dan?
Wat zijn de belangrijkste zaken die op een intranet moeten staan, de zogenaamde killer content?

• De telefoongids/smoelenboek/who-is-who
• Een rubriek om te kunnen inkopen en verkopen (mits de organisatie van dergelijke omvang is)
• Het menu van het bedrijfsrestaurant of kantine (mits de organisatie van dergelijke omvang is)
• Planningsinformatie als roosters of andere dagelijks gebruikte schema’s
• Actueel nieuws, vooral intern of organisatiegerelateerd nieuws
• De knipselkrant, een speciale vorm van actueel nieuws: het is nieuws uit overige media dat voor de organisatie relevant is.
• Human interest is ook een trekker van publiek. Achtergrondinformatie over collega’s en/of bedrijfsrelaties (mits bedachtzaam en met mate toegediend) zijn zaken die mensen graag zien en lezen.
• De column. Toegegeven, het is lastig iemand te vinden die columns kan schrijven op een manier dat het binnen de bedrijfscultuur past.
• HR-informatie en –service. Informatie en service van Personeelszaken of HRM is onontbeerlijk. Arbeidsvoorwaarden en alles wat er mee te maken heeft, dient op het intranet te staan. Het liefst met invulformulieren of doe-het-zelf-modules.

En hoe past kennismanagement hierin?
Heel simpel. Uit het lijstje van killer content zijn daarvoor met name het smoelenboek belangrijk en human interest. Maar er zijn nog een aantal zaken. Zorg ervoor dat Twitter wordt geïntegreerd in het intranet (denk aan links bij iedereen in het smoelenboek, een pagina waarin de Twitter-feed van alle twitterende werknemers wordt geladen, een lijstje met Tweets of the Day). Er kan ook gekozen voor Yammer, de “bedrijfsversie” van Twitter, maar houdt er rekening mee dat ‘alweer een nieuwe applicatie’ weerstand kan oproepen bij werknemers.
Ook is het belangrijk dat werknemers gestimuleerd worden om hun kennis en vaardigheden up-to-date te houden en interessante content aan te leveren (in de vorm van een interessant nieuwsbericht, een geweldige handleiding, een inspirerende tweet,… mogelijkheden zijn eindeloos.)

En weerstand in de organisatie dan?
Het kan inderdaad gebeuren dat door het invoeren van een nieuw intranet in combinatie met toepassen van kennismanagement weerstand oproept. Het houden van workshops, vragenuurtjes, het daadwerkelijk betrekken van werknemers en hun vragen en zorgen serieus nemen is daarvoor belangrijk. Maar hiermee komen we op het domein van verandermanagement en dat is een vak apart, waar vele boeken over geschreven zijn.

Wat levert het ons op? Oftewel: de beruchte Return on Investment)
Waarschijnlijk is dit een vraag die werkgevers zich meteen stellen. What’s in it for us? Wel, een goed intranet die kennismanagement faciliteert en stimuleert heeft gunstige uitwerkingen voor uw bedrijf. En dan voornamelijk voor uw werknemers.
Denkt u eens in: iemand die veel verstand van WordPress heeft wordt bij een project gehaald om mee te werken of een presentatie te geven over WordPress. Grote kans dat hij zich gewaardeerd voelt en zijn best zal doen om als een professional over te komen. En dat hij zich na afloop ook een professional voelt.
Een veel voorkomender scenario: die ene werknemer die van bepaalde zaken veel weet en de enige is die bepaalde taken kan uitvoeren. Als die de organisatie verlaat, zit u waarschijnlijk met een probleem. Want zijn kennis gaat met die werknemer mee. Door die werknemer handleidingen te laten schrijven, collega’s een cursus te geven over die zaken,.. is de kans groter dat de kennis behouden blijft. Wel zo fijn voor zijn opvolger.

Meer weten over dit onderwerp?

• Weggeman, Mattieu. (2000). Kennismanagement: de praktijk. Zesde druk 2008. Schiedam: Scriptum. ISBN: 90-5594-180-8
• Koeleman, Huib (2009). Twitteren op je werk en andere mogelijkheden van social media voor je werk. Kluwer. ISBN 9789013064841
• Depassé, D. & Roi, E. la (2009). 15 praktijkverhalen over kennismanagement. Rotterdam: Essentials. ISBN: 978-90-77252-08-6.
• Bloemendal, Joost (2009). Intranetoptimalisatie; een kwalitatief onderzoek bij vier grote organisaties naar belemmeringen die medewerkers weerhouden intranet te gebruiken. Februari 2009. Universiteit van Utrecht Faculteit der Letteren. (PDF)

(de andere twee delen naar de ‘break’)

Het idee wat ik op tafel ga leggen zal niet geheel perfect zijn (waarschijnlijk zijn er dingen die ik niet goed doordacht heb), maar hopelijk draagt het wel bij tot het vinden van een oplossing waar beide partijen baat bij hebben.

Wat moet er veranderen bij de consument?

De consument moet af van het idee dat alles maar kan op internet. Auteursrecht is iets wat gewoon gerespecteerd moet worden. Echter: de consument heeft ook rechten, namelijk kopieën maken voor persoonlijk gebruik als hij het origineel bezit.
Ook moet de consument af van het idee dat alles gratis is op Internet. Nu is dat lastig, maar we moeten ons voorbereiden op de toekomst: er zal de komende jaren alleen maar meer op Internet komen (denk aan TV en radio) en gratis wordt alleen maar moeilijker vol te houden. Vroeg of laat zullen we er dus aan moeten.
Wat is dus een goede compromis voor de consument? Ik moest denken aan het oude Kijk- en Luistergeld, en kwam daardoor op een moderne variant: de mediabelasting. Deze belasting is voor Internet (naast het abonnement), mediaspelers, CD’s, DVD. Lege opslagmedia als DVD-r’s en externe harde schijven horen er niet bij, omdat deze niet specifiek zijn voor het opslaan van muziek en video.
Door de mediabelasting kan de consument straks vrij streams luisteren/kijken op Internet (denk aan Uitzending Gemist of gewoon TV kijken) en de rechthebbenden krijgen hun geld. Verder heeft de consument als hij het origineel heeft, het recht op een kopie en/of digitale versie (denk aan muziek, film, krant of boek). Ook hier geldt: geen rompslomp voor de consument en de rechthebbenden hebben hun vergoeding. Het staat de consument ook toe zaken op te slaan of op te nemen voor eigen gebruik van het Internet, dit materiaal compleet verspreiden mag niet. Kleine stukjes laten lezen, horen of zien vallen onder citaatrecht (moet wel correct worden toegepast!), wat wel mag.
Dit betekent één ding: het materiaal mag niet beveiligd zijn met DRM of iets dergelijks. Door de belasting heeft de consument namelijk al vergoeding afgedragen, dit zou dubbel betalen zijn. Iets waar de consument nooit intrapt.

Wat moet er veranderen bij de copyrightorganisaties?
Daar moet men af van het idee dat het gros van de bevolking bewust illegaal bezig is. Het merendeel bezoekt gewoon concerten, bioscopen en koopt legaal materiaal. Plus: invoeren van DRM ontneemt de consument het recht van een kopie voor eigen gebruik.
Verder moet er een organisatie ingesteld worden die de auteursrechtenorganisaties controleert. De royalty’s behoren namelijk de makers toe, en niet de beschermers.
Er moet een Fair Use wet aangenomen worden, die consumenten de kans biedt om fanvideo’s te maken en informatie te vergaren voor websites. Als vermeldingen en/of citaatrecht wordt toegepast op de correcte manier is er mijns inziens niets ernstigs aan de hand.
Tot slot het volgende: om verspreiden van illegaal materiaal tegen te gaan moeten muziekmaatschappijen en filmmaatschappijen hun materiaal globaal gaan distribueren. Film A aanbieden in land C, terwijl hij niet te krijgen is in land B is in deze moderne tijd eigenlijk uit den boze. Dat zorgt er namelijk zeker voor dat mensen op zoek gaan naar die ene film of die ene bonustrack en dan moeten ze zich wel wenden tot bepaalde circuits.

Mij lijkt dit een goed compromis, terwijl we toch het motto van Internet in ere kunnen houden: informatie wil vrij zijn.

Het werd me aardig lastig gemaakt, want ik vond beide kampen goede punten hebben. Ja, er is een amateurcultus, maar wil dat dan meteen zeggen dat jouw kennis er niet toe doet? Ja, ieder heeft en deelt zijn eigen waarheid, maar is dat al niet sinds dat de mens bestaat? En ja, het is verstandig om andere bronnen naast Internet te gebruiken. En inderdaad, de kunst van onderzoek doen naar informatie gaat op deze manier verloren. En dat Internet op een gegeven moment wel ‘schoon’ zal worden doordat we van een amateurcultus naar een professionalcultus zie ik wel gebeuren (denk maar aan die afschuwelijke sites in den beginne van het Internet met nutteloze info. Op Geocities enzo. *rilt*).

Ik geloof wel dat de behoefte aan experts, geleerden etc. zal komen en dat ze ingezet zullen worden om mensen de weg te wijzen. Net als in de bibliotheek. En da’s best hoopvol voor mijn toekomstige collega’s!

Met dank aan: ZB-digitaal

Utrecht is meteen ook toegevoegd als bron om in te zoeken als je boeken aan het toevoegen bent aan je account. Dat betekent in totaal nu 5 bronnen! De Nederlandse versie van Librarything is niets voor niets de populairste na de Engelse versie (http://www.librarything.com/zeitgeist/language) !

via Wowter:

Librarything in de catalogus van Utrecht
Nederlandse bronnen in Librarything

Anyway, de Googlers hebben er zin in, aan de foto te zien

http://librariancentral.blogspot.com/

Een goede zet? Mwah, ik weet niet. Elk nadeel heb zijn voordeel, om het maar zo te zeggen. Sinds de opkomst van Internet als informatiebron, rennen scholieren liever naar de computer om informatie te “Googlen” dan naar de bibliotheek. Misschien dat met dit initiatief de scholieren terug de bieb in gaan. Want je kan Google en Internet prachtig vinden, de hoeveelheid relevante, betrouwbare en JUISTE informatie is nog gering. In de bibliotheek weet je zeker dat je vindt wat je zoekt en nodig hebt.

link: http://scholar.google.com

Technorati tags:

Google | Bibliotheken | Informatievoorziening

Volgens het artikel uit Wikipedia is de definitie als volgt:

Creative Commons (CC) is een oorspronkelijk Amerikaans project voor het bevorderen van open content. Het wil het mogelijk maken om creatieve werken vrijer beschikbaar te stellen dan bij traditioneel auteursrecht of copyright mogelijk is, zodat die werken bijvoorbeeld makkelijker gekopieerd en verspreid kunnen worden of dat anderen er verder aan kunnen werken. Het project biedt verschillende vrije licenties aan die copyrighthouders kunnen gebruiken om bij het verspreiden van informatie problemen te voorkomen die door de huidige auteursrechtwetgeving kunnen optreden.

Leuk idee, maar stel: ik maak een publicatie, en biedt het onder de Creative Commons License aan op mijn website. Hoe kan ik nagaan dat bezoekers het negeren en mijn publicatie op de een of andere manier toch gebruiken of misbruiken op een manier die ik niet wil? Volgens mij zit daar toch iets te wringen.

Van de andere kant is Internet supergroot. In ’96, toen wij onze internetaansluiting kregen (lekker ouderwets via modem en telefoonlijn), was het Internet ook al niet echt klein, maar het was te overzien.

Tegenwoordig raak je in de informatieberg makkelijk verdwaald, en dat helpt het Creative Commons License ook niet. Mensen die onder deze licentie iets publiceren, kunnen moeilijk nagaan of er toch geen misbruik van wordt gemaakt. Misschien dat zoekmachines een oplossing kunnen vinden voor dit probleem?

Google Librarian Newsletter January 2006

Jos van Helvoort: Weblog van een student IDM